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TM Settembre 2014 · 27 ricevono più le fatture, le polizze assicu- rative o le offerte speciali con la posta tra- dizionale, bensì sotto forma di documenti elettronici recapitati nel loro raccoglitore virtuale personale. Anche documenti car- tacei, ricevute e garanzie possono essere salvati online con un’apposita applicazione e la fotocamera dei cellulari. Così tutti i documenti sono memorizzati in modo centralizzato, sicuro e chiaro in un unico luogo. Se in futuro anche le banche ade- riranno a questo sistema, gli utenti po- tranno persino pagare le loro fatture dal- l’archivio digitale dei documenti. Avvicinarsi gradualmente al cloud. Al- cuni provider hanno già messo in pratica questa visione di una gestione virtuale dei documenti e l’hanno proposta sul mercato svizzero. Tuttavia, il modello non può es- sere realizzato dall’oggi al domani, ma solo gradualmente. Sono infatti molteplici gli aspetti che influenzano questo sviluppo. La maggior parte delle aziende e degli utenti privati studia a lungo i nuovi modelli prima di decidersi ad adottarli. Affinché il racco- glitore di documenti virtuale si affermi quale casella postale e archivio, occorrono da un lato utenti desiderosi di conoscere e sfruttare i vantaggi del servizio e, dal- l’altro, aziende disposte a offrire ai loro clienti la possibilità di ricevere la corri- spondenza e i documenti in formato digitale. In altre parole, quante più aziende ade- riscono al servizio, tanto più attrattivo ri- sulterà per gli utenti, e viceversa. Sarebbe quindi sbagliato attendere finché si rag- giunge una determinata frequenza e varietà di utenti, anche perché la casella postale e la memoria virtuali non escludono quelle fisiche. Entrambe le forme possono essere combinate e convergere parallelamente. Di conseguenza, né le aziende né gli utenti privati devono scegliere una o l’altra forma, ma possono abituarsi gradualmente alla gestione virtuale dei documenti e conge- darsi lentamente dalla bucalettere fisica. Conclusione. Un archivio virtuale e in- terconnesso dei documenti costituisce la base per la digitalizzazione dell’economia svizzera poiché permette alle aziende di interagire, mediante i propri servizi, con gli ecosistemi dei privati. In quest’ottica, le soluzioni di memoria basate sul cloud non serviranno più soltanto per il backup e la conservazione di file elettronici, ma fungeranno da punto cardine per la cor- rispondenza, i documenti e i pagamenti. S i tratta di un problema comune a molti. In Svizzera, un nucleo fami- liare medio riceve ogni anno 200 documenti cartacei fra polizze assicurative, fatture, conferme d’acquisto e lettere. Nel- la maggior parte dei casi essi vengono ade- guatamente classificati in raccoglitori o cartelle, ma poi quando occorre un deter- minato documento si fatica a trovarlo. Quale soluzione consigliamo, pertanto, di archiviare i documenti nel cloud. Oggi molti fornitori svizzeri di servizi di memoria su cloud applicano i medesimi regolamenti e standard di sicurezza validi per i sistemi bancari. Nella ‘cassaforte digitale’ si possono de- positare tranquillamente anche una copia del passaporto, del certificato di vaccina- zione o altre informazioni confidenziali. L’accesso avviene perlopiù tramite pro- cedure a più livelli che prevedono anche l’autenticazione ad esempio tramite il co- dice pin della carta Sim. Ben organizzati anche in viaggio. In caso di viaggi privati o di lavoro, la so- luzione di memoria su cloud offre ulteriori vantaggi. Si può, ad esempio, accedere in qualsiasi momento tramite internet alle copie del passaporto, del biglietto aereo o della conferma di prenotazione dell’al- bergo salvate online. Così, in caso di imprevisto, ossia si do- vesse aver dimenticato di stampare la con- ferma della prenotazione, o non si riuscisse più a trovare il certificato di vaccinazione, o, addirittura, si è stati derubati dei docu- menti, si ha sempre con sé una copia vir- tuale che si può richiamare, stampare o inoltrare rapidamente con pochi clic sul laptop, tablet o smartphone. Un cloud per tutto. In futuro le soluzioni di memoria basate sul cloud renderanno i processi quotidiani ancora più veloci. Recentemente Swisscom ha lanciato ad esempio una soluzione che consente di digitalizzare la corrispondenza tra aziende e privati. Così, in futuro, i clienti non riceveranno più le polizze as- sicurative, le distinte paga o le offerte spe- ciali nella bucalettere, bensì direttamente nel cloud. Anche le ricevute e le fatture perver- ranno automaticamente nel raccoglitore online dove potranno essere consultate e gestite. E, quando si tratterà di compilare la dichiarazione fiscale, tutti i documenti necessari saranno subito reperibili. La digitalizzazione della corrispondenza con i clienti offre notevoli vantaggi anche alle aziende, che vedono così diminuire gli invii cartacei, i costi di elaborazione e lo spazio di memoria necessario per l’e- banking o il portale destinato ai clienti. Inoltre, la piattaforma offre un canale per contatti mirati e più frequenti con i clienti. La nuova soluzione su cloud apporta per- tanto benefici sia ai privati che alle aziende, oltre che permettere a entrambi di con- tribuire alla salvaguardia dell’ambiente. l’esperto risponde Il cloud fa ordine Chantal Mantegazzi, consulente Pmi presso Swisscom (Svizzera). L’archivio sta per esplodere... Come possiamo conservare giustificativi, documenti, certificati assicurativi e atti ufficiali in modo sicuro e occupando poco spazio? La digitalizzazione della corrispondenza con i clienti offre notevoli vantaggi anche alle aziende, che vedono così diminuire gli invii cartacei 00 _ op_feller.qxp_Opinione 02.09.14 11:48 Pagina 27